Sollten sich die Fehlzeiten der Mitarbeiter_innen erhöhen oder zum Dauerzustand werden, sollten Personalverantwortliche wachsam werden. Wenn die Beschäftigten häufig fehlen, ist das teuer für das Unternehmen und hat Auswirkungen auf die Produktivität. Zudem ist es ein Zeichen dafür, dass im Unternehmen nicht alles so funktioniert, wie gewünscht. Gründe für hohe Fehlzeiten können hohe Arbeitsbelastung, überkommene betriebliche Strukturen, überforderte Führungskräfte oder Konflikte mit den Arbeitskolleg_innen sein. Ein durchdachtes Fehlzeitenmanagment kann dabei unterstützten, die Motivation und Einsatzbereitschaft der Mitarbeiter_innen wieder zu erhöhen, Stress abzubauen und somit die Anfälligkeit für Krankheiten reduzieren. Im Interview erklärt AMS-Psychologin Sandra Hämmerle was beim Fehlzeitenmanagement zu beachten ist und was Unternehmen zu erwarten haben.

Was ist Fehlzeitenmanagement?

Sandra Hämmerle: Das Fehlzeitenmanagement (FZM) ist eine Maßnahme im Personalbereich, um die Fehlzeiten der Mitarbeiter_innen im Blick zu behalten, zu analysieren und langfristig zu senken. Um die Anwesenheit der Mitarbeiter_innen zu erhöhen ist es wichtig, die Ursachen für die Fehlzeiten ausfindig zu machen, sie zu beheben und präventive Maßnahmen davon abzuleiten. Je nach Häufigkeit und Dauer von Krankenständen werden von den Führungskräften Gespräche mit den Mitarbeiter_innen geführt, in denen mögliche arbeitsbedingte Ursachen für gesundheitliche Probleme, Unterstützungsmöglichkeiten und die Eigenverantwortung der Betroffenen besprochen werden.

Dabei gilt es zu beachten, dass Anwesenheit im Betrieb nicht identisch ist mit Gesundheit und Abwesenheit nicht zwangsläufig mit Krankheit. Dies wird unter anderem bei den Abwesenheitsformen Präsentismus (arbeiten trotz Krankheit) und Absentismus (nicht arbeiten trotz Gesundheit) deutlich. Deshalb ist eine niedrige Fehlzeitenquote noch kein Garant für gesunde und motivierte Mitarbeiter_innen. Ein gutes Fehlzeitenmanagement beinhaltet außerdem Rückkehrgespräche nach jeder längeren Abwesenheit und die Möglichkeit einer betrieblichen Wiedereingliederung nach einer längeren Arbeitsunfähigkeit. Das langfristige Ziel des FZM sind gesunde und motivierte Mitarbeiter_innen, die eine gute Arbeitsleistung erbringen und sich an ihrem Arbeitsplatz wohl fühlen. Denn sie sind der Schlüsselfaktor für wirtschaftlichen Erfolg und Wettbewerbsfähigkeit.

Was sind die Ursachen für häufige Fehlzeiten?

Hämmerle: Bei den Ursachen unterscheidet man zwischen betrieblichen und außerbetrieblichen Gründen. Bei den betrieblichen Gründen sind die Ursachen für Fehlzeiten im Unternehmen zu finden. Sie betreffen den Arbeitsplatz, die zu bearbeitenden Aufgaben, das Betriebsklima, die Entlohnung, die Personalstruktur, das Führungsverhalten, die Motivation oder Wertschätzung und vieles mehr. Sie können sich zudem entweder auf das gesamte Unternehmen oder einzelne Abteilungen beziehen. Bei den außerbetrieblichen Gründen unterscheidet man zwischen persönlichen und umweltbedingten Einflüssen. Dazu zählen beispielsweise Qualifikationen, Position, Freizeitverhalten, privates Umfeld und Belastbarkeit sowie Wetter, Jahreszeit, gesetzliche Regelungen oder auch gesellschaftliche Normen.

Welche Rolle kommt den Führungskräften im Fehlzeitenmanagement zu?

Hämmerle: Führungskräfte spielen beim FZM eine wichtige Rolle, da sie Vorbilder im Umgang mit Gesundheit sind und auch diejenigen sind, die das Fehlzeitenmanagement letztendlich umsetzen. Deswegen ist es wichtig die Führungskräfte für dieses Thema zu sensibilisieren. Außerdem zeigt der Fehlzeiten-Report 2020 der AOK Deutschland wie auch viele weitere Studien, dass Unzufriedenheit mit der Führungskraft zu den häufigsten Gründen für Fehlzeiten gehört. Gesunde Führung beinhaltet nicht nur den Fokus auf die Gesundheit der Mitarbeiter_innen und auch auf die eigene zu legen, sondern auch eine Haltung zu entwickeln, die sich durch ein echtes Interesse am Wohlergehen der Mitarbeiter_innen ausdrückt. Wertschätzender Umgang ist somit einer der wichtigste Faktoren für eine Veränderung in der Anwesenheit der Mitarbeiter_innen.

Was ist bei der Einführung eines Fehlzeitenmanagements im Unternehmen zu beachten?

Hämmerle: Es ist vor allem wichtig, die Mitarbeiter_innen über die bevorstehende Einführung des FZM, dessen Ablauf und was damit erreicht werden soll, zu informieren, sowie die Einbindung der Mitarbeiter_innen durch schriftliche oder mündliche Befragung um arbeitsbedingte Ursachen für Erkrankungen herauszufinden. Die Mitarbeiter_innen werden dabei gezielt nach ihrem körperlichen und psychischen Befinden, ihren Beschwerden und deren möglichen betrieblichen Ursachen befragt. Gibt es im Unternehmen schon eine regelmäßige Mitarbeiterbefragung, kann diese um diesen Teil ergänzt werden. Zudem sollten die Führungskräfte zum Thema Gesundheit und FZM sensibilisiert und geschult werden.
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Positive Ergebnisse aus einem erfolgreichen Fehlzeitenmanagement

- Prävention von langer Arbeitsunfähigkeit
- Erkennen von arbeitsbedingen Ursachen für gesundheitliche Probleme
- Verbesserung des Betriebsklimas
- Gesteigerte Leistungsfähigkeit
- Einsparung von Kosten
- Schaffung einer Identifikation mit dem Unternehmen
- Weniger Fluktuation
- Höhere Anwesenheit der Mitarbeitenden
- Weniger (innere) Kündigungen
- Mitarbeitende tragen die positiven Erfahrungen nach außen, was sich vorteilhaft auf das Employer Branding auswirkt

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